Ирина Шуваева
генеральный директор Питер-Бизнес-Drive
Формула успешного совещания - это просто. Во-первых, время, во-вторых, цель. В-третьих, подготовка, в-четвертых, эффективные инструменты и последнее, пригласить нужных участников. Теперь более подробно.
Любая встреча должна быть ограничена во времени, в противном случае, она перестает быть полезной, если мы не говорим о встрече двух подружек для того, чтобы поболтать)
Обязательно для встречи устанавливаете цель, ради которой вы на нее собираетесь? Что будете решать? Может вообще все сделать заранее, удаленно, а на месте обменяться результатами.
Любая встреча требует подготовки и не только от организатора встречи, но и тех, кто туда придет. Для этого отправляется повестка своим коллегам, чтобы все были в курсе и каждый готовил бы свою часть работы.
Хорошие инструменты для встречи это важно. Флипчарт, проектор, презентация, пишущий инструмент, компьютер, все может понадобиться в работе.
И на встрече нужны только те, кто будет вместе с вами решать поставленные задачи. Зачем приглашать начальника транспортного цеха, если речь идет о работе отдела маркетинга? Зачем для решения стратегических задач приглашать бухгалтера? Не приглашайте сотрудника, если он не имеет отношения к вашему проекту и не может внести конструктивное предложение.
Эффективная встреча это быстро, хорошо подготовлено, по сути, с нужными инструментами и людьми.
Юрий Моша
руководитель компании «Русская Америка»
Для эффективного совещания нужна четко поставленная цель. Например, каждый начальник отдела отчитывается об итогах прошлой недели и озвучивает план на следующую. Кратко, укладываясь в 5-10 минут. Цель таких совещаний - информационная. Чтобы правая рука знала, чем занимается левая.
Или обозначена цель «Придумать способы повышения продаж» и каждый отдел готовит предложения по своему профилю, а на встрече они все обсуждаются и складываются в общую картину, по итогам которой каждый получает конкретное задание с четкими КПИ. Но совещания такого рода должны быть дозированы. Иначе работа заменится бесконечными разговорами.
Наталья Фефилова
директор по развитию 404 Group
Формула эффективного совещания звучит просто: цель + правила + участие.
Проблема как раз в том, что большая часть совещаний первым делом «теряет» цель. У многих совместных встреч цель вообще не определена. Нет цели - нет результата. Прежде чем собирать совещание необходимо понять, зачем оно нужно, что должно получиться по итогу, диагностировать тип встречи, сформулировать цель и донести ее до всех участников.
Для каждой встречи должны быть разработаны правила, включающие в себя тайминг, распределение ролей, формат встречи, повестку, правила поведения и критерии достижения цели т.д. Работая по правилам, а не в хаосе всеобщего галдежа, намного проще и быстрее можно прийти к результату.
Каждый из приглашенных на встречу обязан во время совещания принимать в ней участие: быть активным, выполнять выделенную роль. Если на совещании есть молчаливый наблюдатель, возможно, он лишний на этой встрече, и будет более полезен на своем рабочем месте.
Дарья Рудник
директор по персоналу компании АТОЛ
70% моего времени занимают совещания и деловые встречи. И вопрос их эффективности звучит для меня особенно остро. Поэтому сейчас я следую двум основным правилам.
Первое – это keep it short. Поясню на примере. Outlook по умолчанию предлагает нам запланировать встречу либо на 30, либо на 60 мин. Но я всегда выбираю третий вариант. Ведь получаса на переговоры обычно мало, часа много. А вот 45 минут оказывается вполне достаточно. Поэтому ставлю в Outlook’е 60 минут и в результате выигрываю 15 свободных минут. Это прекрасная возможность переключиться на следующую встречу – ответить на несколько писем или налить себе чашку кофе и собраться с мыслями.
Второе правило, или «Есть ли у вас план, мистер Фикс?». Всегда прихожу на переговоры с четким пониманием их целей и ожидаемых результатов. К концу встречи получаю ответы на три главных вопроса: «О чем договорились?»; «Что делаем дальше?»; «Кто и когда это делает?».
Владимир Трофименко
генеральный директор представительства компании Mankiewicz Gebr. & Co. в России и странах СНГ
Для эффективного совещания важна не его форма, стулья, стол или помещение, а важны люди, которые собрались в одном месте для достижения конкретной цели. Очень важна персональная мотивация каждого работника. Такая заинтересованность выражается не в материальной выгоде, а в личностном отношении сотрудника к своей работе. Поэтому основная задача руководства — работать с людьми, а не с работниками.
В современных реалиях бизнеса формат проведения совещания со строгой иерархией «начальник - подчиненные» уже не актуален. Mankiewicz существует по принципу матричной организационной структуры. Нет прямого подчинения сотрудников. В компании давно установлена практика проведения совещания в формате стартапа. На таком совещании присутствуют руководитель - ментор, координатор проекта, специалисты по всем областям. Все сотрудники собраны вместе для достижения единой цели – успешной реализации проекта. Такие условия мотивируют сотрудников на эффективное выполнение своих задач.
Евгений Спиряков
операционный директор направления «Полимерные мембраны и PIR» Корпорации ТЕХНОНИКОЛЬ
Формула эффективного совещания – это конкретный список вопросов для обсуждения и ограниченный круг приглашенных лиц, именно от которых зависит решение этих вопросов, плюс ограниченное время проведения. Мы в последнее время стали практиковать на заводах совещания в форме «планерки на ногах». Когда совещание проводится стоя, в цеху, возникает меньше желания растекаться мыслью по древу, и удается добиться большей конкретики.
Инга Корягина
начальник международного отделения финансового факультета РЭУ имени Г.В. Плеханова
Формула эффективного совещания проста: качественная подготовка – залог успеха. Все вопросы совещания прорабатываются заранее ответственными лицами, результаты рассылаются заранее всем участникам совещания, собираются предложения. Затем назначается точное время, спикеры, тайм-лайн и совещания проходят слажено и организованно.
Если какой-то вопрос требует более детальной проработки, он выносится за рамки совещания и прорабатывается в индивидуальном порядке.
Дмитрий Кибкало
основатель международной сети настольных игр «Мосигра»
Я считаю, что эффективность совещания начинается задолго до самого совещания. Во-первых, нужно понять, какова у совещания цель, ответ на какой конкретно вопрос мы ищем? Точно ли он сформулирован верно? Полезно даже выписать себе этот ключевой вопрос и держать в качестве напоминалки, чтобы в процессе не отклоняться от цели совещания.
Далее, нужно понять, кто для решения этого вопроса нужен:
- кто имеет право сказать, что всё, решение будет таким. Есть ли такой человек? Точно ли он наделен полномочиями по принятию решения и наделению команды по реализации требуемыми ресурсами?
-
чьё мнение нужно учесть с точки зрения экспертизы? Чтобы не собирать свои грабли, возможно, стоит послушать чужие.
-
чьё мнение нужно учесть с точки зрения реализации? Кто будет руками внедрять принятое решение? Возможно, они видят что-то такое, чего не видно из переговорных.
Если все эти параметры известны до совещания - это круто. Если нет, то совещание нужно начинать именно с выработки этих параметров. И, возможно, выработка самого решения перенесется на следующий раз.
Все это относится к совещаниям по сложным кросс-функциональным вопросам. Если вопрос в рамках одного отдела, то совещание тем эффективнее, чем короче.
Александра Маслыко
ведущий HR-специалист «СТС Групп»
Затянувшиеся совещания, не дающие нужного результата – довольно распространенная проблема. Чтобы рабочую встречу конвертировать в эффективную, достаточно учесть всего три пункта. Прежде всего, необходимо определить цели совещания, то есть то, что мы хотим получить по его завершении.
На основе целей составляем список вопросов или проблем, решение которых поможет нам достичь желаемого результат. Обязательно рассылаем повестку встречи всем участникам. Так у них будет возможность заранее подготовить рекомендации для решения задач. Соответственно, на совещании останется только определить самые эффективные из них, назначить ответственных и дедлайны.
Ибрахим Хассан
эксперт по управлению проектами, бизнес-тренер
Для меня два самых важных составляющих успешных совещаний, о которых часто забывают или не придают им значения, это повестка и протокол.
Повестку совещания лучше всего разослать участникам встречи не позднее, чем за день, чтобы все успели подготовиться и вообще понять, о чем пойдет речь. Если этого не делать, могут возникать неловкие ситуации, когда коллеги приходят на встречу плохо подготовленными и обсуждение вопросов заходит в тупик или откладывается до «следующего раза» (тогда возникает вопрос – а зачем мы собирались?).
По окончании совещания, не позднее, чем через час, необходимо подготовить краткий протокол с указанием обсуждаемых проблем, принятым решением по каждой из них и срокам исполнения. Так мы избежим ситуации, что кто-то что-то недопонял или сделал вид, что не понял. Нужно помнить об одном простом правиле: все должно быть зафиксировано письменно. Не записано – значит, не было!»
Жанна Гусева
заместитель генерального директора по развитию компании GARTEL
Согласно Большой Советской Энциклопедии, эффективный - дающий эффект, приводящий к нужным результатам, действенный. Отсюда эффективность совещания можно рассчитать по формуле:
результат = важность принятых решений/затраты
Для чего необходимы совещания? Они помогают расставлять приоритеты, решить важные проблемы, обсудить стратегии развития, найти неординарные решения и мотивировать к действиям.
Чтобы совещание прошло максимально продуктивно необходимо, в первую очередь, составить четкий план решаемых задач, чтобы ничто не отвлекало. Не приглашать всех сотрудников, а только задействованных!
Анна Арсеньева
основатель международного обучающего проекта “Академия моды и стиля”
Первое, что нужно сделать — это определить, для чего оно проводится. То есть четко понимать конечную цель встречи, причем в цифрах. Например, я собираю команду, чтобы разобраться, как мы можем увеличить доход компании на 1,5 миллиона. Нужно решить, за счет каких направлений мы сможем нарастить прибыль в следующем месяце. Возможно, за счет сокращения количества расходов, возможно, за счет увеличения каких-то интересных запусков. Или за счет чего-то еще. До того как мы соберемся с командой, я обозначаю цель для каждого ключевого игрока совещания и каждый готовится к встрече по своему направлению. А затем мы собираемся вместе и начинаем штурмить.
Следующая важная составляющая в этой формуле — организация. Я, как ведущая, провожу совещание очень жестко — с четким регламентированным временным окном. Во время встречи ни шага в сторону, потому что мы должны уложиться, решить эти задачи в течение обозначенного срока. Я погружаю команду в мыслительный процесс. Говорю, какие направления для развития вижу сама, потом даю слово каждому. А затем мы резюмируем и структурируем все сказанное. Определяем, какие ресурсы нам нужны для воплощения идеи, сколько времени на это потребуется.
В конце совещания каждый участник получает задание. А я прошу подытожить, кто как понял свои задачи, какой результат он должен выдать. Чтобы я видела, что сам человек точно понимает, чем он будет заниматься.
Альбина Назарова
основатель международной сети студий депиляции SAHAR&VOSK
Даже если собственник бизнеса не находится в операционном управлении, он должен проводить совещания по основным вопросам с потенциальными партнерами или сотрудниками. Чтобы они проходили эффективно, надо хорошо подготовиться, и мой способ — презентация.С ее помощью удается донести информацию наглядно — так, чтобы люди ее поняли и приняли.
Сотрудникам я рассказываю о том, какая работа проделана, делюсь наработками за определенный период. Поскольку успехи компании влияют на их заработок, показываю, как надо действовать, чтобы его повысить. Рассказываю, что лично я делаю для компании, говорю о планах.
Особенно важно проводить такие совещания, если в компании возникла проблемная ситуация. Например, недавно мне пришлось уволить ключевого сотрудника, и это вызвало недовольство коллектива. Чтобы люди понимали мою точку зрения, я обосновала свое решение в форме презентации: представила все допущенные им ошибки, в том числе, служебную переписку в виде скриншотов, показала данные аналитики результатов его работы, которые оказались низкими и т.д.
Если речь идет о совещании с партнерами и инвесторами, в презентации всегда делаю акцент на цифры, графики, таблицы, исследования, отражающие результаты проделанной работы и наши достижения. Когда возникает вопрос о необходимости дополнительного инвестирования, объясняю, почему и на что конкретно нужны средства.
Логунов Станислав
основатель “Центра эффективных улучшений”
Совещания забирают много времени, а к решению конкретных вопросов приводят не всегда. Поэтому мы проводим совещания только тогда, когда надо решить острые вопросы или провести брейншторминг. На совещании строго соблюдаем тайминг, модератор не дает встрече скатываться в базар. Иногда мы используем метод Toyota – проводим совещание «на ногах»: тогда все участники заинтересованы завершить его поскорее. После подведения итогов совещания вопросы «в зал» не принимаются. Как правило, их задают сотрудники, которым не хочется возвращаться к работе. Эти люди пытаются украсть время у ценных работников.
Катерина Гаврилова
генеральный директор IT-рекрутингового агентства DigitalHR
Чтобы совещание было эффективным, нужно, чтобы у него был ответственный, который смог бы влиять на тему встречи и тайминг. Как показывает практика, именно они страдают в первую очередь: внимание коллег легко может перескочить на другой объект обсуждения или расфокусироваться и уйти в непродуктивный разговор. После встречи необходимо, чтобы итоги зафиксировал кто-нибудь из присутствующих письмом. Лучше заранее это проговорить, чтобы этот человек был особенно внимателен к деталям на совещании. Не забывайте информировать коллег о встрече заранее, старайтесь, чтобы она не пересекалась с другими задачами сотрудников.
Сергей Бехтерев
управляющий партнер консалтинговой компании «Правила игры»
Эффективное совещание – то, которое дает энергию всем участникам в виде результатов действий и принятых решений, то есть, когда после совещания люди идут и выполняют договоренности. Чтобы совещание прошло эффективно важно:
- разделять типы совещаний в зависимости от цели;
- заранее письменно информировать всех участников о поднятых вопросах;
- иметь четкую повестку и роли и не отклоняться от них;
- сразу после совещания доносить до всех участников его результаты в виде готовых решений и дальнейших действий.
Борис Альхимович
управляющий партнер Redday event
Формула эффективного совещания состоит из нескольких компонентов. Во-первых, еще до начала встречи должен быть четко обозначен результат, которого нужно достичь.
Во-вторых, должен быть составлен регламент встречи, где на каждого участника выделено определенно время. Если от тайминга отступать, совещание может превратиться в затянувшуюся непродуктивную беседу.
В-третьих, заранее должно быть известно количество участников. Как показывает практика, чем их меньше, тем встреча эффективнее.
И конечно же, всегда должен присутствовать позитивный настрой, который, на мой взгляд, обеспечивает половину успеха.
HR-tv
